Surat rasmi kerajaan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk berkomunikasi antara pemerintah dan warga negara. Surat ini harus ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku agar dapat diterima dan ditanggapi dengan baik oleh penerima.

Menulis surat rasmi kerajaan bisa jadi rumit dan memakan waktu. Ada banyak aturan dan format yang harus diikuti, dan mudah untuk melakukan kesalahan. Kesalahan ini dapat menyebabkan surat Anda ditolak atau tidak ditanggapi dengan serius.

Untuk membantu Anda menulis surat yang profesional dan benar, berikut adalah panduan penulisan surat rasmi kerajaan:

1. Gunakan kop surat resmi pemerintah.
2. Tulis tanggal dan nomor surat di sudut kanan atas.
3. Tulis nama dan alamat penerima di bawah tanggal dan nomor surat.
4. Tulis salam pembuka yang sesuai dengan penerima.
5. Tulis isi surat dengan singkat dan jelas.
6. Tulis salam penutup yang sesuai dengan penerima.
7. Tanda tangani surat dan cantumkan nama Anda dan jabatan Anda di bawah tanda tangan.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menulis surat rasmi kerajaan yang profesional dan benar. Hal ini akan membantu Anda berkomunikasi dengan pemerintah dengan lebih efektif.

Panduan Penulisan Surat Rasmi Kerajaan

1. Pendahuluan

Surat rasmi kerajaan merupakan surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi, perintah, atau pemberitahuan dari instansi pemerintah kepada pihak lain. Surat rasmi kerajaan harus ditulis dengan bahasa yang formal dan sesuai dengan tata bahasa yang berlaku.

2. Format Surat Rasmi Kerajaan

Berikut adalah format surat rasmi kerajaan:

• Kop surat:
• Logo instansi pemerintah
• Nama instansi pemerintah
• Alamat instansi pemerintah
• Nomor telepon instansi pemerintah
• Alamat email instansi pemerintah
• Tanggal penulisan surat:
• Tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat
• Nomor surat:
• Nomor surat yang unik dan tidak pernah digunakan sebelumnya
• Lampiran:
• Daftar dokumen yang dilampirkan pada surat
• Perihal/Subjek:
• Judul singkat yang menjelaskan isi surat
• Kepada:
• Nama dan jabatan penerima surat
• Isi surat:
• Paragraf pembuka (salam pembuka dan kalimat pembuka)
• Paragraf isi (uraian informasi, perintah, atau pemberitahuan)
• Paragraf penutup (kalimat penutup dan salam penutup)
• Tanda tangan:
• Nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat yang berwenang

3. Bahasa Surat Rasmi Kerajaan

Bahasa surat rasmi kerajaan harus formal dan sesuai dengan tata bahasa yang berlaku. Hindari menggunakan bahasa sehari-hari, bahasa slang, atau bahasa daerah. Gunakanlah bahasa yang baku dan mudah dipahami.

4. Tata Letak Surat Rasmi Kerajaan

Tata letak surat rasmi kerajaan harus rapi dan teratur. Gunakanlah font yang jelas dan mudah dibaca, seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri. Aturlah margin surat dengan tepat, yaitu 2,5 cm untuk margin kiri dan kanan, 3 cm untuk margin atas, dan 2 cm untuk margin bawah.

5. Penggunaan Kata dan Istilah

Dalam surat rasmi kerajaan, gunakanlah kata dan istilah yang tepat dan sesuai dengan konteks surat. Hindari menggunakan kata dan istilah yang tidak umum atau tidak baku. Gunakanlah kata dan istilah yang mudah dipahami oleh penerima surat.

6. Penutup Surat Rasmi Kerajaan

Penutup surat rasmi kerajaan harus singkat dan padat. Kalimat penutup biasanya berisi ucapan terima kasih atau harapan. Salam penutup biasanya berisi salam hormat atau salam sejahtera.

7. Penggunaan Kop Surat

Kop surat merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Kop surat berisi logo instansi pemerintah, nama instansi pemerintah, alamat instansi pemerintah, nomor telepon instansi pemerintah, dan alamat email instansi pemerintah, contoh kop surat https://tse1.mm.bing.net/th?q=kop surat

8. Penggunaan Nomor Surat

Nomor surat merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Nomor surat berfungsi untuk mengidentifikasi surat dan memudahkan pencarian surat. Nomor surat biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu:

• Kode instansi pemerintah
• Tanggal penulisan surat
• Nomor urut surat

9. Penggunaan Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Tanggal penulisan surat berfungsi untuk menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Tanggal penulisan surat biasanya ditulis di bagian kanan atas surat.

10. Penggunaan Perihal/Subjek

Perihal/subjek merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Perihal/subjek berfungsi untuk menjelaskan isi surat secara singkat. Perihal/subjek biasanya ditulis di bagian tengah surat, contoh perihal surat https://tse1.mm.bing.net/th?q=perihal surat

11. Penggunaan Kepada

Kepada merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Kepada berfungsi untuk menunjukkan pihak yang dituju surat. Kepada biasanya ditulis di bagian tengah surat, contoh kepada surat https://tse1.mm.bing.net/th?q=kepada surat

12. Penggunaan Isi Surat

Isi surat merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Isi surat berfungsi untuk menyampaikan informasi, perintah, atau pemberitahuan dari instansi pemerintah kepada pihak lain. Isi surat biasanya ditulis di bagian tengah surat

13. Penggunaan Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Tanda tangan berfungsi untuk menunjukkan bahwa surat tersebut telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Tanda tangan biasanya ditulis di bagian bawah surat.

14. Penggunaan Lampiran

Lampiran merupakan bagian penting dari surat rasmi kerajaan. Lampiran berfungsi untuk menyampaikan dokumen yang mendukung isi surat. Lampiran biasanya ditulis di bagian bawah surat, contoh lampiran surat https://tse1.mm.bing.net/th?q=lampiran surat

15. Penggunaan Bahasa yang Baku

Bahasa yang digunakan dalam surat rasmi kerajaan harus baku. Bahasa baku adalah bahasa yang sesuai dengan aturan tata bahasa dan ejaan yang berlaku. Penggunaan bahasa baku akan membuat surat rasmi kerajaan terlihat lebih formal dan profesional.

Kesimpulan

Demikianlah panduan penulisan surat rasmi kerajaan. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menulis surat rasmi kerajaan yang baik dan benar.

FAQ

1. Apa saja jenis-jenis surat rasmi kerajaan?

• Surat perintah
• Surat edaran
• Surat keputusan
• Surat tugas
• Surat pengantar
• Surat pemberitahuan
• Surat pernyataan
• Surat keterangan
• Surat undangan
• Surat lamaran

1. Apa saja ciri-ciri surat rasmi kerajaan?

• Menggunakan kop surat
• Menggunakan nomor surat
• Menggunakan tanggal penulisan surat
• Menggunakan perihal/subjek
• Menggunakan kepada
• Menggunakan isi surat
• Menggunakan tanda tangan
• Menggunakan lampiran

1. Bagaimana cara menulis surat rasmi kerajaan yang baik dan benar?

• Gunakan bahasa yang baku
• Gunakan format yang sesuai
• Gunakan tata letak yang rapi dan teratur
• Gunakan kata dan istilah yang tepat dan sesuai dengan konteks surat
• Tulislah surat dengan singkat, padat, dan jelas

1. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat rasmi kerajaan?

• Perhatikan penggunaan kop surat
• Perhatikan penggunaan nomor surat
• Perhatikan penggunaan tanggal penulisan surat
• Perhatikan penggunaan perihal/subjek
• Perhatikan penggunaan kepada
• Perhatikan penggunaan isi surat
• Perhatikan penggunaan tanda tangan
• Perhatikan penggunaan lampiran

1. Apa saja kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat rasmi kerajaan?

• Menggunakan bahasa yang tidak baku
• Menggunakan format yang tidak sesuai
• Menggunakan tata letak yang tidak rapi dan teratur
• Menggunakan kata dan istilah yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan konteks surat
• Menulis surat dengan panjang, bertele-tele, dan tidak jelas

Related : Panduan Penulisan Surat Rasmi Kerajaan.